Оглавление
- Наведение порядка в своем бизнесе №1 Аудит системы управления предприятием. Виктор Анисимов
- Бизнес: стабильность, управляемость, эффективность
- Кому доверить построение системы
- Что мы получаем после завершения проекта
- Этапы самостоятельной постановки системы регулярного менеджмента
- Приложение 1. Анкета для оценки необходимости наведение порядка в своем бизнесе
- Показать еще
Наведение порядка в своем бизнесе №1 Аудит системы управления предприятием. Виктор Анисимов
#ВикторАнисимов_решения, #для_владельцев_бизнеса, #для_топменеджеров, #продукт_регулярный_менеджмент, #дата_20101129
Бизнес: стабильность, управляемость, эффективность
Наверное, уже все предприниматели в процессе борьбы за выживание в 2009-2010 годах, успели убедиться, что на успех гораздо легче рассчитывать тем из нас, кто своевременно позаботился навести в нем порядок. Если же Ваш бизнес вызывает у Вас ощущение быстрого спуска по склону внутри снежного кома, да еще и с малоутешительной перспективой скорой встречи с препятствиями, возможно, что у Вас остался последний шанс вернуть управление в свои руки.
Сегодня мы начинаем цикл статей по наведению порядка в собственном бизнесе
Что бы точнее определиться, настало время приступить к построению системы регулярного менеджмента, или этим следовало заняться еще вчера, давайте ответим на вопрос, чего мы вообще хотим достичь, занимаясь бизнесом?
Думаю, мало кто станет спорить, что финансовой целью бизнеса является желание получить стабильный источник дохода, перекрывающий наши потребности (и, соответственно, растущий быстрее них). Также немаловажно, что бы при этом у нас оставалось достаточно свободного времени для того, чтобы эти деньги тратить. Кроме того, может наступить момент, когда нам захочется полностью освободить себя от владения таким хлопотным активом, как действующий бизнес и продать его за достойную цену.
Это означает, что наш бизнес должен быть стабильным, управляемым, эффективным, растущим и ликвидным.
Какие же риски возрастают при отсутствии системы регулярного менеджмента:
- Риски нестабильности и потери управляемости
- затруднения в деятельности бизнеса в случае Вашего отпуска либо отсутствия по какой-либо другой причине
- длительный ущерб деятельности предприятия при уходе ключевого сотрудника
- нечеткое распределение персональной ответственности за выполнение каждого бизнес-процесса или задачи в деятельности
- трудности контроля деятельности удаленных подразделений
- Риски неэффективности и ограничения роста
- «тушение пожаров» и решение мелочных вопросов за собственных подчиненных вместо того, чтобы заниматься стратегией развития
- сложности с обучением новых сотрудников всему тому, что они должны знать и делать
- недостаточное знание каждым исполнителем что, как и когда ему следует делать
- загруженность 80-90-100% всего Вашего личного времени решением оперативных вопросов бизнеса (текучки). Отсутствие времени как на стратегическое планирование, так и на отдых
- Риск неликвидности
- Отсутствие прозрачности в деятельности бизнеса, полная зависимость его результатов от желаний конкретных людей (в том числе и ваших желаний) препятствует привлечению инвестиций
- Невозможность ознакомиться с полной системой процессов бизнеса означает для покупателя ее отсутствие. Что означает для покупателя высокий риск нестабильности, неуправляемости и неэффективности бизнеса. Максимум стоимости, на который Вы можете рассчитывать в таком случае — это всего лишь стоимость его основных средств.
Кому доверить построение системы
Как и в случае с построением системы продаж, у Вас есть выбор из двух основных вариантов: делать самим, или прибегнуть к помощи специалистов.
Причем в данном случае сопутствующие достоинства и недостатки обоих путей приблизительно равнозначны.
Самостоятельный путь:
Достоинства:
- Вы полностью сохраняете в секрете все процессы Вашего бизнеса (от консультантов, разумеется, поскольку Ваши сотрудники все равно их знают лучше Вас)
- Вы экономите свои деньги, не оплачивая дорогостоящее время специалистов
- Вы вольны очень гибко перекраивать график Вашего проекта, позволяя себе многократно изменять его приоритеты и сроки каждого этапа
Недостатки:
- Вы теряете возможность использовать лучший опыт других бизнесов
- Собственный взгляд на бизнес «замыливается»
- Вам необходимо потратить значительное время на создание методики построения регулярного менеджмента, в дополнение к времени на саму реализацию этого проекта (а есть ли у Вас свободное время вообще, если бизнес требует всего вашего внимания ежеминутно?)
- Очень высока вероятность, что в результате недооценки требуемых ресурсов (в силу отсутствия опыта подобных работ), Вы будете вынуждены отказаться от завершения этого проекта
Ресурсоемкость проекта:
- Длительность — 2-7 лет (в зависимости от масштаба проекта и количества уделяемого проекту времени)
- Затраты времени руководителя — от 1 до 4 часов ежедневно
- Прямые расходы – до 40 тыс. руб. на специализированное программное обеспечение и обучение работе с ним
Привлечение специалистов:
Достоинства:
- Не приходится самостоятельно изобретать велосипед заново
- Вы имеете опыт деятельности одной организации, консультант — многих
- Благодаря наличию отработанной методики, консультант может точно оценить как все характеристики будущего проекта — финансовые и временные, так и требуемые для его реализации ресурсы
- Вы экономите ВРЕМЯ! Срок реализации проекта с консультантом значительно короче, чем при самостоятельной работе.
Недостатки:
- Вы принимаете на себя риск открытия процессов Вашего бизнеса посторонним людям
- Вы принимаете на себя риск оценки возможности специалиста выполнить этот проект
- Вы оплачиваете работу консультантов
Ресурсоемкость проекта:
- Длительность – 0,3-2 года (в зависимости от масштаба проекта и его бюджета)
- Затраты времени руководителя — от 1 до 2 часов еженедельно
- Прямые расходы – от 50 тыс. руб. до 2 млн. руб. на специализированное программное обеспечение, обучение специалистов, оплату работы консультантов
Что мы получаем после завершения проекта
Оставим пока в стороне вопрос, кому мы поручим реализацию проекта наведения порядка в нашем бизнесе, и уточним, на какие же результаты мы сможем рассчитывать после его успешного завершения.
Результаты постановки регулярного менеджмента
- деятельность предприятия более целенаправленна
- руководитель свободен в выборе степени своего участия в оперативной деятельности
- минимизирована зависимость деятельности компании от диктата специалистов
- определены критерии поиска новых сотрудников, уменьшено время их вступления в должность
- ясная последовательность действий для каждого сотрудника
- выделены и назначены зоны ответственности
- разработаны четкие и подробные инструкции сотрудников
- получены точные контрольные результаты — промежуточные и главные
- имеются стандартные меры по устранению «неполадок», штрафы и поощрения
- гибкость перенастройки системы при введении новых должностей и бизнес-процессов
Эти результаты позволят Вам добиться:
- Освобождения от 80-90-100% загруженности личного времени Вашим бизнесом
- Возможности расширить бизнес до желаемого размера с сохранением полной управляемости
- Возможности создания эффективно управляемых удаленных подразделений
- Получения конкурентного преимущества в условиях быстрых изменений внутренних и внешних условий
- Повышения стабильности Вашего бизнеса
- Снижения издержек предприятия
- Увеличения оценочной стоимости бизнеса вследствие его прозрачности
- Повышения инвестиционной привлекательности
- Роста объема продаж.
Что в итоге означает, что поставленная нами цель превращения бизнеса в стабильный, управляемый, эффективный, растущий и ликвидный — достигнута!.
Возвращаемся к выбору – приглашать специалистов или делать самим.
Первый вариант не требует дополнительных комментариев, достаточно только сделать правильный выбор консультантов. Впрочем, на Волгоградском рынке консалтинга предложений настолько мало, что это не составит для Вас труда.
В случае же выбора Вами долгого, трудного, но, безусловно славного пути самостоятельной постановки регулярного менеджмента, Вам будет полезна информация, представленная мной в рамках этого цикла статей.
Выяснив, ЗАЧЕМ нам надо заниматься наведением порядка в бизнесе, переходим к тому, КАК это сделать самостоятельно.
Этапы самостоятельной постановки системы регулярного менеджмента
Построение текстовой модели бизнеса
- Проведение аудита системы управления бизнесом (Анкета для проведения экспресс-аудита)
- Определение границ проекта
- Выделение процессов
- Построение бизнес-модели предприятия (подробнее о принципах построения бизнес-модели см. статью Бизнес-модель процессов продаж)
- Построение текстовой иерархической модели спецификаций процессов
- Распределение ответственности за КАЖДЫЙ процесс между сотрудниками
- Привязка показателей качества выполнения процессов к ответственных сотрудникам
- Разработка должностных инструкций, ПОЛНОСТЬЮ учитывающих все зоны ответственности сотрудников
(Каждый этап планируется подробно описать в рамках этого цикла статей)
Построение компьютерной модели бизнеса
- Построение на базе полученной документации модели процессов в нотации IDEF0 в ПК Рамус
- Занесение классификаторов
- Занесение процессов
- Привязка элементов классификаторов к своим процессам
- Связывание всех процессов укрупненными общими связями
- Настройка типичных отчетов по модели
- Формирование паспортов процессов
- Оформление имеющихся (и разработанных) стандартов выполнения процессов в соответствии с шаблоном СМК
- Группировка документов в файловой системе, согласно структуре бизнес-процессов
- Внесение документов в БД модели в Рамус
(Каждый этап планируется подробно описать в рамках цикла статей «Моделирование бизнеса в стандартах СМК с помощью программного комплекса Рамус»)
Приложение 1. Анкета для оценки необходимости наведение порядка в своем бизнесе
Перечисленные ниже позиции связаны с аспектами системы управления предприятием. В зависимости от того, насколько вы считаете то или иное утверждение справедливым для своего бизнеса, обведите соответствующее значение от 0 до 5
1. ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ
| В этом году перед нами стоит от трех до шести приоритетных целей, которые могут быть реально осуществлены. В качестве критериев достижения целей определены внятные показатели. | 1 2 3 4 5 |
| Для каждого сотрудника предприятия (подразделения) в письменном виде есть четкий набор служебных регламентов, являющихся частью базы знаний предприятия. | 1 2 3 4 5 |
| Каждый сотрудник четко знает границы собственной ответственности, в этой связи вопросы возникают крайне редко. | 1 2 3 4 5 |
| Если отсутствует один или несколько участников процесса (включая руководителей любого ранга), самое главное все равно исполняется. | 1 2 3 4 5 |
| В случае моего отсутствия на срок от 1 до 5 недель деятельность бизнеса будет производиться в соответствии с поставленными целями. | 1 2 3 4 5 |
| При необходимости мои затраты времени на управление бизнесом можно сократить до 8 часов в неделю без ущерба для деятельности. | 1 2 3 4 5 |
- МАРКЕТИНГ
| Известны и документированы основные конкуренты на рынке и их конкурентные преимущества. | 1 2 3 4 5 |
| Известны и документированы основные клиенты в отрасли. | 1 2 3 4 5 |
| Известны и документированы возможные Заменители товара/услуги. | 1 2 3 4 5 |
| Известны и документированы сильные и слабые стороны нашего предприятия. | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес использует эффективные рекламные компании | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес получает большое количество новых клиентов | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес получает новых клиентов отличного качества | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес успешно конвертирует потенциальных покупателей в продажи | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес успешно контролирует расходы на рекламу | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес успешно удерживает клиентов | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес успешно стимулирует клиентов постоянно покупать | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес успешно стимулирует клиентов посылать к нам своих друзей и знакомых | 1 2 3 4 5 |
| УТП (Уникальное торговое предложение), позиционирование и бренд моего бизнеса понятны и широко узнаваемы в целевой аудитории | 1 2 3 4 5 |
| Мой маркетинг соответствует позиционированию моего бизнеса | 1 2 3 4 5 |
| Мой маркетинг эффективен, и я всегда могу оценить стоимость привлечения нового клиента | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес всегда создает привлекательные предложения и причины для покупки | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес быстро реагирует на изменения на рынке | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес быстро реагирует на действия конкурентов | 1 2 3 4 5 |
- ПРОДАЖИ
| Сотрудники отдела продаж правильно отобраны и тщательно обучены. | 1 2 3 4 5 |
| Разработана технология продаж: стандарты, документы и бизнес-процессы. | 1 2 3 4 5 |
| Сдельная система оплаты труда, размер которой находится в прямой зависимости от выполнения личного плана продаж сотрудника и плана продаж по подразделению/по компании. | 1 2 3 4 5 |
| Осуществляется планирование деятельности подразделения (финансовое и организационное) и проводится ежедневный, еженедельный и ежемесячный контроль выполнения планов. | 1 2 3 4 5 |
| Проводится постоянная разработка, внедрение, корректировка и развитие технологии продаж, в том числе технологий удержания существующих клиентов. | 1 2 3 4 5 |
| Поводится отбор и найм сотрудников, их начальное обучение, наставничество. | 1 2 3 4 5 |
| Проводятся внутрикорпоративные тренинги продаж. | 1 2 3 4 5 |
| Вся информация о продажах и взаимоотношениях с клиентами хранится в CRM. Проводится регулярный анализ эффективности продаж в разрезе сотрудники, продукты, клиенты, временные периоды, маркетинговые акции, эффективность рекламы. | 1 2 3 4 5 |
| Планируется и ведется работа по удержанию постоянных клиентов, разработаны и проводятся меры контроля обратной связи по качеству обслуживания клиентов. | 1 2 3 4 5 |
- ФИНАНСЫ
| Организован бухгалтерский учет. | 1 2 3 4 5 |
| Организован управленческий учет. | 1 2 3 4 5 |
| Организовано управление дебиторской задолженностью. | 1 2 3 4 5 |
| Организовано бюджетирование. | 1 2 3 4 5 |
| Организовано финансовое планирование. | 1 2 3 4 5 |
| Проводится регулярный аудит | 1 2 3 4 5 |
- ДОКУМЕНТАЦИЯ
| Существует полная и актуальная нормативная документация — инструкции по выполнению типовых задач/бизнес-процедур | 1 2 3 4 5 |
| Существует полная и актуальная организационная документация — положения о подразделениях и должностные инструкции | 1 2 3 4 5 |
| Существуют средства управления связностью нормативной и организационной документацией, которые гарантируют сохранение связей при внесении каких-либо изменений | 1 2 3 4 5 |
- ПРОЦЕССЫ
| Выполнение всех задач, процессов и процедур в деятельности предприятия четко прописано и доступно для широкого пользования | 1 2 3 4 5 |
| По мере возникновения конфликтов мы используем четко прописанные механизмы для их урегулирования. | 1 2 3 4 5 |
| Коммуникации хорошо налажены и адекватны. Мы четко знаем, от кого именно и каким путем мы получим необходимую информацию. | 1 2 3 4 5 |
| Существуют и контролируются четкие измеримые критерии правильности выполнения процессов (показатели деятельности) | 1 2 3 4 5 |
| Я умею включить своих партнеров, менеджеров и работников в работу по общему курсу развития бизнеса | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес эффективно внедряет и использует новые технологии | 1 2 3 4 5 |
| Мой бизнес не противостоит моим попыткам его улучшить | 1 2 3 4 5 |
- ДОСТИЖЕНИЕ ЛИЧНЫХ ЦЕЛЕЙ СОБСТВЕННИКА БИЗНЕСА
| Я эффективно ставлю перед собой цели и их добиваюсь | 1 2 3 4 5 |
| Я эффективно ставлю цели, постоянно замеряю свой прогресс и добиваюсь их выполнения от других | 1 2 3 4 5 |
| Я управляю своим временем | 1 2 3 4 5 |
| Я эффективно преодолеваю свою инерцию | 1 2 3 4 5 |
| Я эффективно нанимаю, тренирую, управляю и увольняю своих сотрудников | 1 2 3 4 5 |
| Я постоянно замеряю и сравниваю всю ключевую статистику моего бизнеса | 1 2 3 4 5 |
| Я эффективно устанавливаю наивысшие цены на свои продукты и услуги и успешно их продаю | 1 2 3 4 5 |
| Я постоянно получаю достаточную прибыль | 1 2 3 4 5 |
| Я вывожу достаточное количество денег из моего бизнеса для своей жизни | 1 2 3 4 5 |
| Я вывожу достаточное количество денег из моего бизнеса для накопления и сбережений | 1 2 3 4 5 |
| Я вывожу достаточное количество денег из моего бизнеса для дальнейших инвестиций в свое будущее | 1 2 3 4 5 |
| Я достаточно времени провожу вне бизнеса (выходные, отпуска) | 1 2 3 4 5 |
| У меня есть проработанная стратегия выхода из моего бизнеса | 1 2 3 4 5 |
Краткий итог: быть уверенным в устойчивости системы управления Вашим бизнесом можно только в том случае, если все перечисленные аспекты первых шести разделов реализованы как минимум с оценкой 3 балла. А быть уверенным в эффективности – если средняя оценка превышает 4,5 балла.
Результаты ответов на вопросы седьмого раздела демонстрируют Вашу удовлетворенность как собственника бизнеса.
Виктор Анисимов. Ноябрь 2010г.
Опубликована в журнале «Деловой Волгоград»
Подписаться на новости в Телеграмм
